Referat af Bestyrelsesmøde #1 2015

Til stede: Alex, Georg, Karl, Torsten, Mide, Mads
Tid og sted: Torsdag 15/1­2015 Sofiendalsvej 80 kl 20:00

1. Siden sidst: Karl Har snakket med Lisbeth. Kommunen holder på at det store lokale muligvis skal deles med en anden forening I fremtiden. De er opmærksom på at en fremtidig forening skal være af lignende karakter som Hal9k. Tidshorisonten er dog lang. For at det kan komme på tale skal vi være flere medlemmer.
   1. Hal9k :Vi indretter rummet som “vores” i den udstrækning at vores ting kan flyttes igen. Mao laver vi ingen faste installationer

1. Siden sidst: Ny EL installation bliver pt. Projekteret af Alex og Emil. Der skal indhentes priser på elarbejdet og afklares hvor meget vi evt kan lave selv.

1. Forslag Alex: Inddrag prototype lab som del af nuværende værksted. Bryd eksisterende og ikke­bærende vægge ned. Flyt prototype værksted til fællesrum.
2. Forslag: Det diskuteres om lageret alterntivt kan indrettes som protolab. Istedet oprettes et fjernlager i feks en kontainer.
   1. Hal9k: Der er ingen umiddelbar løsning som virker optimalt. Der startes en tråd på discussion for at få afsøgt muligheder.
   2. Action: Mads laver udkast til reallokering af lokaler

1. Observation: Visse medlemmer bruger spacet til at opbevare “døde” projekter samt div skrammel. Mads tilføjer yderligt at der er mange problemer vedr prototype lab. Specifikt udtrykker ønske for at folk der bruger lab'et også skal hjælpe med at vedligeholde maskinerne. Det kommenteres ydermere at medlemmer generelt er dårlige til at rydde op efter sig I værkstedet.
2. Forslag: Georg foreslår et husreglement. Generelt er der god stemning for forslaget.
3. Forslag: Fors foreslår et afmærkningssystem til aktive projekter, maskiner i brug, osv.
   1. Hal9k: Det indskærpes over for medlemmer at projekter skal afmærkes med navn og telefon nummer. Desuden arbejdes der frem mod at tilføje retningslinjer/husregler i velkomst mailen til nye medlemmer, således at præmisserne for brug af foreningens værktøj og lokaler er klar for alle
   2. Action: Karl anskaffer logbøger for hver maskine for at tracke brug af maskiner, samt at ”sladre” hvis folk ikke har ryddet op efter sig.
   3. Action: Alex laver et udkast til husregler I google drive og deler I først omgang med bestyrelsen
   4. Action: Bestyrelsen tager initiativ til en oprydningsdag. Dette kan desuden afhjælpe en del af pladsproblemerne.
   5. Action: Torsten skriver til mailen og giver personen der har arkademaskinen en uge til at afhente.

1. Observation: Pålideligheden har ikke været for god. Georg forklarer at det trådsløs netværk er fixet, så dette er ikke længere et problem. Vi har pt ingen grafer på båndbredde/latency forbruget så vi ved ikke om det skyldes dette. Georg sørger for at få sat noget logging op. Desuden gives der adm rettigheder til nogle flere således det hele ikke på Georg. Georg har fundet nogen problemer med DNSen.
   1. Action: Georg ændrer DNSen og sørger for at logge latency samt båndbreddeforbruget så problemet kan diagnostiseres.

1. Doneringer: Er røntgen maskiner og blodanalyse apparater noget vi ønsker/kan tillade i spacet?
   1. Forslag: Udarbejd og vedtag vejledning for modtagning af brugt grej.
      1. Hal9k: Hal9k modtager ikke farligt affald. Ved tvivlstilfælde afgør
      2. Action: Alex tilføjer en sektion med regler vedr doneringer til spacet
2. Maskinarbejde: Nonchalant og usikker omgang med værktøj observeret. Hvordan forholder vi os?
3. Forslag: Indfør regler vedr brug af maskiner
   1. Hal9k: Der indføres påbud vedr faststænding af emner samt brug af
   2. Action: Der opsættes vejledningerne ved maskinerne (Torsten)
   3. Action: Karl køber ekstra sikkerhedsudstyr (briller, høreværn)
4. Elarbejde og sikkerhed
   1. Forslag: Implementer hovedafbryder for hvert rum i spacet for at undgå limpistol episoder igen. Uddel opgave til medlemmer.
      1. Hal9k: Vedtaget, og laves som del af el­installationen i kemi­lab
      2. Action: Alex tager kontakt til elinstallatør

Efter længere tids radiotavshed er der lyd fra Flemming igen. De 10000 kr findes stadig. Se ønskelisten her

1. Forslag: Foreningen lægger 5000 kr oven i hatten så vi kan få så meget som muligt på listen.
   1. Hal9k: Forslag vedtaget forudsat vi får en faktura på 5000 kr samt at ønskeseddelen gennemgåes igen inden vi går på indkøb.

1. Forslag: Pris indhentes til implementering af nødstop, belysning og el i kemilab + evt ekstra kraft stik i fælleslokaler. Budget: ~6000 kr
   1. Hal9k: Budget ramme vedtaget

Foreningen har pt omkring 50000 i frie midler.

1. Forslag fra Flemming / Alex: Gør det til et kortsigtet mål at anskaffe en lasercutter af god kvalitet til omkring 80-­90 kkr. Hvordan? Foreningen lægger 30000 kr. Der opstartes en fundraising kampagne på IndieGoGo. Pengene geares ved kommunen, som normalt ligger 50% af indkøbsprisen.
   1. Hal9k: Det er klart at en lasercutter vil være et scoop for spacet som ville kunne tiltrække en masse nye medlemmer. Prisen/kvalitets trade­off'et er dog uklart og der er derfor brug for yderlig afklaring før vi evt går videre. Det er dog er klart at der er brug for fondssøgning for at projektet kan lykkedes.
   2. Hal9k: Bestyrelsen gør det til et langsigtet (~1 år) mål at afskaffe en laser cutter.
   3. Hal9k: Bestyrelse vedtager at bruge +30.000 kr som mål for foreningens egenkapital. Dette giver en buffer som er nødvendig I tilfælde af uforudsete udgifter, og økonomisk råderum I tilfælde af større investeringer. Råderummet kan benyttes hvis der er konsensus blandt foreningens medlemmer.

1. Foreningen har fødselsdag d. 19 feb ~ 5 år! Foreningen giver kage.
2. Sig til Flemming at han skal komme forbi en torsdag og underskrive nogle papirer for Mads.